Gerenciamento do Tempo

Através de pequenas atitudes diárias é possível aumentar muito a produtividade no trabalho:

1. Limpe sua mesa e planeje as atividades do próximo dia.

2. Determine o tempo a ser dispendido em cada atividade, incluindo as pendências não resolvidas no mesmo dia. Depois de elaborar toda a lista, determine os itens de prioridade e comece por eles.

3. Assegure-se de que você dimensionou o tempo de forma correta para cada tarefa ser completada, incluindo o tempo gasto com imprevistos e interrupções que possam acontecer.

4. Faça primeiro os trabalhos mais difíceis, enquanto você está mais disposto. Deixe por último, as tarefas menores, já que estará mais cansado ao final do dia.

5. Estabeleça prazos finais para todas as tarefas e sinalize-as quando tiver terminado cada uma delas. Não prorrogue prazos de tarefas importantes, pois elas não serão menos árduas por isso.

6. Lembre-se de anotar horas e prazos específicos para tarefas de rotina como ler e responder e-mails, enviar fax, conversar com a equipe, atualizar relatórios etc.

7. Tente estabelecer horários em que você não permite ser perturbado, a não ser em caso de verdadeiras emergências.

8. Planeje suas ligações telefônicas. Faça um esboço do que precisa dizer e do que precisa saber. Caso seja necessário fazer várias ligações, tente fazer todas no mesmo intervalo de tempo pré-determinado para esta atividade.

9. Quando começar a fazer um trabalho, termine-o. Se deixar para depois, corre o risco de perder muito tempo para retomá-lo.

10. Planeje pequenos intervalos de descanso no período que costuma se sentir menos produtivo.

11. Reserve algum tempo para discutir problemas de rotina com colegas. Assim evita que seja interrompido a todo momento.

12. Aprenda a dizer não. Pergunte a você mesmo: eu sou a pessoa certa para essa tarefa?

13. Monitore como usa o seu tempo e mude conscientemente seu comportamento.

14. Stress e fadiga raramente são causadas pelas atividades realizadas. Geralmente são conseqüência daquilo que deixamos de fazer.

15. Adquira o hábito de terminar tudo que planejou naquele dia antes de ir embora para casa.

Fonte: Sistema Oz de Organização